Da jedes Dokument wichtige Informationen enthalten kann, werden sie bearbeitet und anschließend archiviert. Die gesammelten Dokumente werden normalerweise in Aktenordnern aufbewahrt. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass die Schränke im Büro oder im Archiv überfüllt sind. überlaufen sind. Benötigt ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, muss er erst einmal im Aktenschrank nach dem richtigen Ordner und dem gesuchten Dokument suchen. den richtigen Ordner und das gesuchte Dokument zu finden. Dieser Vorgang nimmt natürlich viel Zeit in Anspruch. zeit. Aber auch digital gespeicherte Daten sind nicht automatisch besser organisiert. Durch die verteilte Speicherung auf Festplatten, Laufwerken oder im E-Mail-Postfach geht der Überblick schnell verloren. Eine Möglichkeit, wieder Ordnung in die Ablage zu bringen, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). (DMS). Eine DMS-Software kann, richtig eingesetzt, helfen, einen besseren Überblick über die Dokumente zu haben und so die Zeit effektiver zu nutzen.
GLOBALES DATENVOLUMEN VERZEHNFACHT SICH BIS 2025 AUF 163 ZBYTE
Die Datenberge wachsen stetig weiter. Das hat sicherlich auch mit der heutigen "Wir-speichern-alles"-Mentalität zu tun. Jeden Tag generieren und teilen wir unzählige Daten. Das Whitepaper "Data Age 2025" von IDC aus dem Jahr 2017 prognostiziert, dass die weltweite Datenmenge bis 2025 auf 163 ZBbytes ansteigen wird. Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben: Ein Zettabyte ist eine Milliarde Terabyte. Viele Unternehmen glauben, dass dieses Problem durch die Umstellung auf cloudbasierte Speicherung gelöst werden kann. Bei falscher Handhabung verlagert sich das Problem jedoch nur an eine andere Stelle, da viele Mitarbeiter dann dazu neigen, unvorsichtiger mit Daten und deren Speicherung umzugehen.
30 Prozent der Arbeitszeit wird mit Suchen verbracht
Die Suche nach den richtigen Dokumenten nimmt einen großen Teil der täglichen Arbeit in Anspruch. Der erhöhte Verwaltungs- und Personalaufwand führt natürlich zu hohen Kosten. Damit Sie als Entscheidungsträger zeitnah, schnell und einfach auf relevante Informationen zugreifen können, ist dies besonders wichtig. Die Frage der Datenhaltung gewinnt daher immer mehr an Bedeutung. an Bedeutung. Mit Hilfe einer DMS-Software ist ein Dokument schnell und einfach verfügbar, ohne dass Sie danach suchen müssen. Aber was ist das genau?
WIE FUNKTIONIERT EINE DMS-SOFTWARE?
Eine DMS-Software ist ein datenbankgestütztes System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten aller Art. Zunächst werden alle papierbasierten Dokumente, wie z. B. Rechnungsbelege, gescannt und damit digitalisiert. Die Software verwendet zum einen Metadaten und zum anderen die sogenannten Nutz- oder Primärdaten, also das eigentliche Dokument. Zu den Metadaten gehören alle Informationen, die zu einem Dokument gehören. Dazu gehören zum Beispiel Informationen über den Autor, die Art des Dokuments, die Kundennummer, das Erstellungsdatum oder auch die zuständige Person. Anhand der Metadaten kann ein Dokument zweifelsfrei identifiziert und verwaltet werden. Die Metadaten der Dateien werden in einer Datenbank gespeichert und müssen in der Regel beim Einrichten eines Dokuments vom Benutzer in die entsprechenden Masken eingetragen werden. vom Benutzer in die entsprechenden Masken eingetragen werden.
Durch die Eingabe eines Suchbegriffs oder auch einer Rechnungsnummer in ein Textfeld kann das gesuchte Dokument leicht gefunden werden. Die Suche nach einem Dokument dauert somit nur wenige Sekunden. Alle eingehenden Dokumente werden in einem zentralen Archiv gespeichert und nur einmal abgelegt. So wird verhindert, dass mehrere Versionen an unterschiedlichen Orten abgelegt werden. Um die Dokumente so zu organisieren, wie Sie es gewohnt sind, wird die gewohnte Ordnerstruktur beibehalten. Je nach Zugriffsrechten können mehrere Personen ein Dokument einsehen und bearbeiten. Ältere Versionen werden nicht überschrieben, so dass Sie bei Problemen immer auf die vorherige Version zurückgreifen können.
DMS kann mehr als nur archivieren
Der Einsatz einer DMS-Software hat viele Vorteile auf verschiedenen Ebenen. Denn es geht nicht nur um Daten, sondern auch darum, die Dokumente so zu verwalten, zu speichern und für den Benutzer so zu organisieren, dass sie schnell und einfach abgerufen werden können. Auswertungen, Berichte, Zeiterfassungen, Bescheide - wichtige Dokumente werden sicher und übersichtlich in der Software archiviert. Darüber hinaus werden Arbeitsabläufe effizienter und die Kommunikation im Unternehmen verbessert. Richtig geplant und umgesetzt, verbessert die Software die Arbeitsabläufe spürbar, erhöht die Qualität und senkt die Kosten.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten
- Einfache Eingabe und Bedienung
- Hohe Zeitersparnis: Bearbeitungszeit und Suche nach einem Dokument werden deutlich reduziert
- Reduzierte Kosten für Lagerplatz und Papier
- Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente, jederzeit verfügbar
- Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen
- Steigerung der Produktivität
- Vorgänge werden nachvollziehbar und transparent
- Senkung des Risikos von Datenverlusten durch zuverlässige Archivierung
- Revisionssichere und GoBD-konforme Ablage
ERP UND DMS - EINE KOPPLUNG, DIE VIELE VORTEILE BRINGT
Die Kopplung einer DMS-Software mit dem ERP-System bringt einige Vorteile mit sich. Die DMS-Software kann sowohl elektronisch als auch in Papierform eingehende Dokumente erfassen und prüfen. Damit ist sie der perfekte Datenlieferant für ERP-Systeme. Dokumente, die Sie in einem ERP-System erstellen, können in der DMS-Software automatisch archiviert und mit anderen Dokumenten zusammengeführt werden. Dieser Vorgang wird als elektronische Akte bezeichnet. Diese Akten enthalten dann alle Informationen, die z.B. einen Kunden betreffen. Alle in der Akte gespeicherten Informationen werden automatisch indexiert und mit Metadaten versehen. Das macht die Suche nach einem bestimmten Dokument sehr einfach.
Schutz der Daten
Wenn Sie ein Dokument in der DMS-Software archivieren, können Sie Zugriffsbeschränkungen festlegen. Sie können entscheiden, für welche Personen oder Gruppen und auf welcher Ebene der Zugriff erlaubt ist oder nicht. Außerdem ist es möglich, Bearbeitungs- und Leserechte zu vergeben. Wenn Sie ein Dokument als Link weitergeben, können Sie auch festlegen, ob es nur zur Ansicht oder auch zum Download zur Verfügung steht.
Revisionssichere Ablage
Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an ein Dokumentenarchiv. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Unterlagen bis zu 10 Jahre und teilweise länger aufbewahren. Dazu hat der Gesetzgeber eine Reihe von Regeln und Anforderungen aufgestellt. Die Grundsätze zur revisionssicheren Archivierung sind in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) geregelt. Die GoBD beziehen sich weitgehend auf die Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen in elektronischer Form, also auch auf ein elektronisches Archiv oder die Speicherung als digitale Dokumente in einer DMS-Software. Nach den GoBD müssen die Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Revisionssicher bedeutet grundsätzlich, dass die Dokumente "unveränderbar" sind. Alle Dokumente und Unterlagen, die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verändert werden. Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass auch elektronisch erstellte Dokumente digital archiviert werden müssen. Wenn Sie mehr über DMS-Software oder den gesamten Funktionsumfang von TimeLine ERP erfahren möchten, besuchen Sie uns auf der GIFA an unserem Stand D10 in Halle 13 oder kontaktieren Sie unser Vertriebsteam unter +49 212 230 35 200! Wir freuen uns darauf, Sie zu treffen und zu beraten.
Über die TimeLine Business Solutions Group
Mit 30 Jahren Erfahrung im ERP-Markt und einer fortwährenden sowie exakt an den Kundenbedürfnissen orientierten Entwicklung der ERP-Systeme hat sich die TimeLine Business Solutions Group als einer der innovativsten und vielseitigsten Anbieter im ERP-Markt etabliert. Das Bestreben, personalisierbare und zukunftsfähige ERP-Lösungen mit einem auf den industriellen Mittelstand zugeschnittenen Funktionsumfang und Preis-Leistungs-Verhältnis anzubieten, bildet noch heute die Grundlage für die Ausrichtung der Unternehmensgruppe und des Produkt-Portfolios. TimeLine wurde bereits acht Mal als “ERP-System des Jahres“ ausgezeichnet, darunter auch in der Kategorie ´Beste Technologie`.
Heute umfasst die TimeLine Business Solutions Group mit Stammsitz in Solingen insgesamt 15 Unternehmen und eine Reihe von Partnern mit Standorten in Deutschland, der Schweiz, den Niederlanden, Polen, Bulgarien, Rumänien, Slowakei, Luxemburg und Indien. Rund 180 Mitarbeiter betreuen über 1.200 Kunden mit mehr als 22.000 Installationen.
